Access-Lösungen in kleinen Unternehmen – Wie Sie den Weg in die Cloud schaffen, ohne alles neu zu bauen

Einleitung: Die Realität in vielen Unternehmen

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen existieren sie noch überall: Access-Datenbanken, die „damals mal schnell gebaut wurden“ – für die Lagerverwaltung, Urlaubsplanung, Projektübersicht oder Angebotsverfolgung. Oft haben engagierte Mitarbeiter oder Externe sie erstellt – doch diese Personen sind heute nicht mehr im Haus. Die Datenbank läuft zwar noch, aber keiner traut sich mehr wirklich ran.

Gleichzeitig wird überall von Cloud, Digitalisierung und Microsoft Power Platform gesprochen. Doch was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Muss jetzt alles neu? Muss das teuer sein?

Die gute Nachricht: Nein. Mit einem durchdachten, pragmatischen Ansatz können auch kleinere Unternehmen ihre Access-Lösungen schrittweise modernisieren – ohne sofort alles über Bord zu werfen.

Warum Access heute (noch) wichtig ist – und trotzdem modernisiert werden sollte

Access war über Jahrzehnte die perfekte Lösung für:

  • einfache Anwendungen ohne große IT-Infrastruktur,
  • schnelle Datenbank-Prototypen,
  • Lösungen direkt aus der Fachabteilung.

Doch 2025 zeigt sich immer deutlicher:
Access ist nicht dafür gebaut, über mehrere Standorte, mobil oder im Team in der Cloud zu funktionieren.

Typische Probleme:

  • Die Datei liegt auf einem Netzlaufwerk – wird sie gerade von jemand anderem benutzt?
  • Keiner weiß mehr, wie der Code im Hintergrund funktioniert.
  • Neue Anforderungen lassen sich kaum noch einbauen.
  • Sicherheits- und Datenschutzfragen sind ungelöst.

Was tun? Neu bauen oder modernisieren?

Die Komplett-Neuentwicklung ist oft zu teuer und zu riskant – vor allem, wenn das alte System „eigentlich ja noch läuft“. Viel besser: ein sanfter Umstieg in Etappen.

3 bezahlbare Wege, Access-Lösungen schrittweise in die Cloud zu bringen

1. Backend-Auslagerung in die Cloud (Azure SQL)

  • Die Daten bleiben gleich, aber werden aus der Datei in eine Cloud-Datenbank ausgelagert.
  • Das Access-Frontend bleibt erhalten.
  • Vorteil: Daten sind zentral, sicher, Cloud-basiert – und Access funktioniert weiterhin.

Ideal, wenn niemand mehr den VBA-Code versteht, aber die Anwendung trotzdem noch genutzt wird.

2. Funktion für Funktion in Power Apps nachbauen

  • Mit Power Apps (Teil von Microsoft 365) können einfache Anwendungen als Web-App erstellt werden.
  • Besonders geeignet für:
    • Formulareingaben (z. B. Urlaubsplanung)
    • einfache Listen und Übersichten
    • mobile Nutzung

Hier kommt Power Fx ins Spiel – die moderne, Excel-ähnliche Programmiersprache, mit der z. B. Buttons, Felder und Bedingungen erstellt werden.

Beispiel:

If(Dropdown1.Selected.Value = "Genehmigt", Notify("Genehmigung gespeichert"))

Ideal, wenn bestimmte Teile der alten Anwendung besonders wichtig sind – z. B. Eingabemasken oder kleine Workflows.

3. Nichts anfassen – aber besser sichern und dokumentieren

  • Manchmal reicht es, die vorhandene Lösung zu:
    • sichern,
    • die Tabellen zu exportieren (z. B. nach Excel oder SharePoint),
    • und einfache Abläufe (z. B. Auswertungen) manuell oder in Power BI abzubilden.

Eine gute Übergangslösung, wenn das Budget gering ist.

Was brauchen Sie dafür – realistisch gesehen?

Sie brauchen nicht:

  • ein großes IT-Team
  • einen fünfstelligen Budgetrahmen
  • oder ein komplettes Re-Engineering

Sie brauchen:

  • jemanden, der sich Access + Power Platform ansieht
  • einen Plan, welche Access-Dateien kritisch, überflüssig oder ersetzbar sind
  • ggf. Schulung oder externe Hilfe für Power Fx, Power Apps oder SQL

Was passiert mit dem alten Wissen?

Das größte Risiko bei alten Access-Lösungen:
Das Wissen ist weg. Und jedes weitere Jahr macht es schwieriger, noch herauszufinden, wie alles funktioniert.

Darum lohnt es sich, jetzt zu dokumentieren, zu sichern und erste Schritte Richtung Cloud zu gehen – bevor die alten Lösungen plötzlich nicht mehr starten oder inkompatibel werden.

Fazit: Nicht panisch umsteigen – sondern klug modernisieren

Access ist nicht tot – aber es gehört nicht mehr zur Zukunft moderner IT-Infrastrukturen. Wer als kleines Unternehmen seine Lösungen erhalten will, sollte sie nach und nach modernisieren. Das geht auch mit begrenztem Budget – vorausgesetzt, man weiß, wo man ansetzen muss.

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