Dateimigration in die Microsoft Cloud – Herausforderungen, Chancen und Missverständnisse

Die Cloud ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie ist gelebte Realität. Besonders Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen, stehen irgendwann vor der Frage: Sollen (oder müssen) wir unsere Dateien in die Cloud migrieren? Und wenn ja: Wie funktioniert das genau – und was ist dabei zu beachten?

In diesem Artikel geben wir einen Überblick über die wichtigsten Herausforderungen, die typischen Fallstricke und die häufigsten Missverständnisse rund um die Migration von Dateien in die Microsoft Cloud, speziell in SharePoint Online, OneDrive for Business und Microsoft Teams.

Warum in die Cloud?

Die Gründe für eine Migration in die Microsoft Cloud sind vielfältig:

• Zentraler Zugriff von überall
• Kollaboration in Echtzeit
• Sicherheits- und Compliance-Vorteile
• Kosteneinsparung durch weniger lokale Infrastruktur
• Integration mit Microsoft 365-Tools (Teams, Planner, etc.)

Doch trotz all dieser Vorteile ist der Weg in die Cloud kein Selbstläufer.

„Einfach alles auf SharePoint hochladen – und fertig?“

Ein verbreiteter Irrglaube ist, dass man alle bestehenden Dateien und Ordner aus dem Dateiserver oder NAS einfach nach SharePoint Online hochladen kann – und danach läuft alles wie zuvor. Die Realität sieht anders aus.

Typische Denkfehler:

• SharePoint ist kein 1:1-Dateiserver-Ersatz
• Alte Ordnungsstrukturen sind oft nicht cloudtauglich
• Die Performance hängt stark von Struktur und Metadaten ab
• Zugriffsrechte müssen neu gedacht werden (und das ist gut so!)

Die typischen Herausforderungen

1. Ordnerstrukturen und Pfadlängen

SharePoint hat Beschränkungen bei Pfadlängen (max. ca. 400 Zeichen), und zu tiefe oder verschachtelte Ordnerhierarchien verursachen Probleme beim Hochladen, Synchronisieren oder beim Öffnen in Office-Apps.

Empfehlung: Strukturen flacher gestalten und Inhalte thematisch neu ordnen.

2. Berechtigungskonzept

Im klassischen Dateiserver gibt es oft versteckte, vererbte Berechtigungen – in SharePoint funktioniert das anders. Granulare Freigaben auf Ordnerebene sind möglich, aber schwer wartbar.

Empfehlung: Vor der Migration ein neues Berechtigungskonzept erstellen. Lieber mit Bibliotheks- oder Seitenberechtigungen arbeiten.

3. Altdaten und Redundanz

Die Cloud-Migration ist der perfekte Zeitpunkt, um Daten zu bereinigen. Duplikate, veraltete Dateien und nicht mehr verwendete Inhalte sollten nicht mitgezogen werden.

Empfehlung: Vor dem Upload eine Analyse und Bereinigung durchführen.

4. Tool-Auswahl für die Migration

Microsoft bietet Tools wie den SharePoint Migration Manager oder das SharePoint Migration Tool (SPMT). Für komplexere Fälle (z. B. große Volumen, Drittanbieter-Systeme) sind professionelle Tools wie ShareGate, AvePoint oder Metalogix sinnvoll.

Empfehlung: Migrationstool anhand von Volumen, Quelle und Komplexität auswählen.

5. Akzeptanz und Schulung

Was nützt die beste Migration, wenn Mitarbeitende nicht wissen, wie sie damit arbeiten sollen? SharePoint funktioniert anders als der gewohnte Windows-Explorer.

Empfehlung: Schulungen und Change Management einplanen – idealerweise vor und nach der Migration.

Was bedeutet das konkret für Unternehmen?

Ein erfolgreicher Umzug in die Microsoft Cloud bedeutet mehr als „Daten kopieren“. Er umfasst:

✅ Strategie: Was gehört in die Cloud, was nicht?

✅ Strukturierung: Wie ordnen wir Inhalte neu?

✅ Rechtevergabe: Wer darf was – und wie einfach lässt sich das verwalten?

✅ Toolauswahl: Welches Migrationswerkzeug passt zu uns?

✅ Kommunikation & Schulung: Wie holen wir die Nutzer mit ins Boot?

Fazit: Cloud-Migration ist ein Projekt – kein Dateiupload

Die Migration in die Microsoft Cloud kann enorme Vorteile bringen – wenn sie richtig gemacht wird. Einfach „alles nach SharePoint schieben“ funktioniert selten reibungslos. Stattdessen braucht es ein durchdachtes Konzept, passende Tools, klare Verantwortlichkeiten und die frühzeitige Einbindung der Nutzer.

Unser Tipp: Behandeln Sie die Migration wie ein Projekt. Mit Zielen, Planung, Ressourcen und Kommunikation. Dann wird aus der Datenflut in der Cloud eine strukturierte, moderne Arbeitsumgebung.

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