Dropdownlisten sind der Geheimtipp für mehr Ordnung – So erstellst du kinderleicht eine dynamische, abhängige Dropdownliste in Excel – komplett mit modernen Arrayfunktionen
Dropdownlisten sind der Geheimtipp für mehr Ordnung und weniger Fehler in Excel-Tabellen. Doch richtig spannend wird es, wenn die Auswahl in einer Dropdownliste automatisch die Optionen in der nächsten Dropdownliste steuert – also eine sogenannte abhängige Dropdownliste.
Vielleicht hast du schon versucht, so etwas umzusetzen, und bist an komplizierten Formeln oder festen Bereichsnamen verzweifelt. Mit den neuen, modernen Excel-Funktionen wie FILTER(), UNIQUE() und dem magischen # Spill-Operator wird das Ganze jetzt spielend einfach – und zwar ganz ohne umständliche Hilfsspalten oder manuelle Bereichsdefinitionen.
In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du eine solche dynamische, abhängige Dropdownliste erstellst, die sich automatisch anpasst, wenn du neue Daten ergänzt – und das mit nur ein paar cleveren Formeln.
Warum überhaupt eine abhängige Dropdownliste?
Stell dir vor, du arbeitest mit Kategorien und passenden Elementen, z.B. Obst und Gemüse. Wenn du in der ersten Liste „Obst“ auswählst, sollen im zweiten Feld nur die Obstsorten angezeigt werden, nicht das ganze Sortiment. So wird die Dateneingabe schneller, einfacher und vor allem fehlerfrei.
Los geht’s: So baust du deine dynamische Dropdownliste
1. Schritt: Deine Daten als Tabelle anlegen
Erstelle eine einfache Tabelle mit zwei Spalten:
| Kategorie | Element |
|---|---|
| Obst | Apfel |
| Obst | Banane |
| Obst | Orange |
| Gemüse | Karotte |
| Gemüse | Brokkoli |
| Gemüse | Gurke |
Markiere die Daten und verwandle sie mit Einfügen > Tabelle in eine intelligente Excel-Tabelle. Gib ihr den Namen tblDaten.
2. Schritt: Dynamische Liste der Kategorien erstellen
In einem separaten Bereich (z.B. auf einem Hilfsblatt) schreibst du in Zelle A1 diese Formel:
=SORT(UNIQUE(tblDaten[Kategorie]))
Sie zaubert dir eine sortierte, eindeutige Liste aller Kategorien. Und das Beste: Wenn du später weitere Kategorien hinzufügst, wächst die Liste automatisch mit.
3. Schritt: Benannten Bereich für Kategorien definieren
Jetzt kommt ein kleiner Trick: Du definierst für diese Liste einen benannten Bereich. So kannst du ihn in der Datenüberprüfung einfach referenzieren.
Der Clou: Der Bereich ist nicht starr, sondern nutzt den # Spill-Operator, der automatisch alle Werte erfasst, die deine Formel ausgibt.
Als Formel für den benannten Bereich KategorienListe gibst du ein:
=Hilfen!$A$1#
(Dabei ist „Hilfen“ das Blatt mit der Formel aus Schritt 2.)
4. Schritt: Erste Dropdownliste einrichten
Wechsel zurück zu deinem Arbeitsblatt und markiere die Zelle, in der die erste Dropdownliste erscheinen soll (z.B. A2).
- Gehe auf Daten > Datenüberprüfung
- Wähle „Liste“ aus
- Als Quelle gibst du ein:
=KategorienListe
Voilà: Du hast deine erste Dropdownliste mit allen Kategorien!
5. Schritt: Dynamische Liste der passenden Elemente erzeugen
Nun wollen wir, dass die zweite Dropdownliste abhängig von der Auswahl in A2 nur die passenden Elemente anzeigt.
In eine freie Zelle (z.B. C2) schreibst du diese Formel:
=FILTER(tblDaten[Element]; tblDaten[Kategorie]=A2)
Das ist die magische Formel: Sie filtert alle Elemente heraus, die zur ausgewählten Kategorie gehören.
6. Schritt: Benannten Bereich für die gefilterten Elemente erstellen
Wieder ein benannter Bereich, diesmal für die gefilterte Liste, z.B. ElementeListe:
=Dropdowns!$C$2#
Das # sorgt dafür, dass alle Elemente der dynamischen Liste erkannt werden.
7. Schritt: Zweite Dropdownliste erstellen
Markiere die Zelle für die zweite Dropdownliste (z.B. B2).
- Daten > Datenüberprüfung
- Liste
- Quelle:
=ElementeListe
Und schon zeigt die zweite Dropdownliste nur noch die passenden Einträge!
So profitierst du davon
- Automatische Anpassung: Neue Kategorien oder Elemente fügt du einfach in die Tabelle ein – die Dropdowns passen sich sofort an.
- Keine komplizierten Bezüge: Du brauchst keine manuellen Bereichsdefinitionen oder Hilfsspalten.
- Übersichtlich und modern: Dank der dynamischen Arrayfunktionen und des Spill-Operators ist deine Lösung zukunftssicher und leicht zu pflegen.
So, das war’s! Viel Erfolg beim Nachbauen deiner eigenen, smarten Dropdownlisten. ????
