Microsoft Teams: KI-Audiozusammenfassungen revolutionieren Meetings

Mit der neuesten KI-Integration bringt Microsoft Teams eine Funktion, die den Büroalltag entscheidend verändert: automatische Audiozusammenfassungen für Meetings. Diese neue Fähigkeit von Microsoft Copilot in Teams sorgt dafür, dass keine wichtigen Gesprächsinhalte verloren gehen – selbst wenn man nicht live dabei war.

Voraussetzungen für die Nutzung

Damit die KI-Audiozusammenfassungen in Microsoft Teams genutzt werden können, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

• Eine gültige Microsoft 365- und eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz muss dem Nutzer zugewiesen sein.
• Für Telefonanrufe (PSTN) ist zudem eine Teams Telefon Lizenz und ein Anrufplan erforderlich.
• Die Funktion benötigt die Aktivierung der Transkription und der Aufzeichnung in den Besprechungsrichtlinien. Ohne Aufzeichnung werden zwar Zusammenfassungen erstellt, jedoch ohne Sprecher- und Themenzuordnung.
• Alle Teilnehmer müssen mit ihrem eigenen Teams-Account und Endgerät teilnehmen, damit die KI die Beiträge korrekt zuordnen kann.
• Derzeit ist die Audioausgabe der Zusammenfassungen nur auf Englisch verfügbar, auch wenn das Meeting in anderen Sprachen stattfindet.

Einführung der Funktion

Die KI-gestützten Audiozusammenfassungen wurden offiziell ab April 2025 eingeführt und sind seither in Microsoft Teams verfügbar. Die Verbreitung der Funktion erfolgt stufenweise, vor allem für Unternehmen mit aktiven Copilot-Lizenzen.

Schritt-für-Schritt: So funktioniert die neue KI-Audiozusammenfassung

1. Meeting vorbereiten:
   Vor dem Meeting in den Besprechungsoptionen Aufzeichnung und Transkription aktivieren und die gesprochene Sprache richtig einstellen.
2. Meeting durchführen:
   Während des Meetings zeichnet Teams die Gespräche auf und erstellt in Echtzeit ein Transkript. Die KI analysiert die Inhalte live.
3. Zusammenfassung erhalten:
   Nach dem Meeting steht in den Besprechungsdetails eine automatisch erstellte, KI-basierte Zusammenfassung zur Verfügung. Diese umfasst:
   • Die komplette Videoaufzeichnung des Meetings
   • Ein chronologisch strukturiertes Transkript mit Sprecherzuordnung
   • Automatisch erkannte Themenabschnitte und Kapitel
   • Audio-Recap: eine kompakte Audiofassung der wichtigsten Gesprächsinhalte
4. Zusammenfassung nutzen:
   Nutzer können die Audiozusammenfassung anhören, das Transkript durchsehen oder die Zusammenfassung als PDF/DOCX exportieren. Sie kann auch automatisch an relevante Personen oder Systeme verteilt werden.
5. Langzeitspeicherung beachten:
   Transkripte laufen nach 120 Tagen ab, deshalb sollten wichtige Zusammenfassungen rechtzeitig gesichert werden.

Vorteile für Unternehmen und Teams

Diese Neuerung spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Nachvollziehbarkeit von Besprechungen:

• Effizienzsteigerung: Kein mühsames Nachhören kompletter Meetings mehr.
• Inklusivität: Kollegen, die nicht teilnehmen konnten, bleiben informiert.
• Bessere Dokumentation: Entscheidungen und To-dos werden automatisch festgehalten.
• Mehr Fokus: Teilnehmer konzentrieren sich auf das Meeting, statt Notizen zu machen.

Fazit

Mit den KI-Audiozusammenfassungen entwickelt sich Microsoft Teams weiter zur intelligenten Kommunikationszentrale. Diese Funktion zeigt eindrucksvoll, wie KI als stiller Assistent Inhalte versteht, priorisiert und zugänglich macht – und so den Arbeitsalltag deutlich erleichtert.