Effizient planen mit KI: Die neue Outlook-Copilot-Besprechungseinladung – So funktioniert sie auf Windows, Web und Mac
Die Outlook-Copilot-Funktion zur Besprechungseinladung ist ein echter Produktivitäts-Booster. Sie erlaubt es, direkt aus einer E-Mail-Konversation heraus mit einem Klick eine fertig ausgearbeitete Meeting-Einladung zu erstellen – inklusive passendem Titel, einer automatisch generierten Agenda, Terminvorschlägen basierend auf Verfügbarkeiten der Teilnehmer und sogar der Zusammenfassung des E-Mail-Austauschs als Anhang. Das spart Zeit, reduziert E-Mail-Ping-Pong und sorgt für bestens vorbereitete Meetings.
Wo findet man die Funktion?
- In der neuen Outlook-Version für Windows-Desktop sowie im Outlook Web ist „Planen mit Copilot“ prominent oben in der E-Mail-Konversation als Icon zu finden. Alternativ ist die Funktion auch erreichbar über „Weitere Optionen“ > „Andere Antwortaktionen“ > „Planen mit Copilot“.
- Für Mac gibt es Copilot ebenfalls in Outlook, allerdings befindet sich diese Funktion noch in der Preview-Phase. Die Meeting-Planung wird nach und nach ausgerollt, einige Features sind dort möglicherweise noch eingeschränkt.
- Voraussetzung für alle Plattformen ist eine Microsoft 365 Lizenz mit aktiviertem Copilot.
So nutzt man die Funktion Schritt für Schritt
- Öffnen Sie in Outlook eine E-Mail-Konversation, die eine Besprechung erfordert.
- Klicken Sie auf das „Planen mit Copilot“-Symbol in der Symbolleiste.
- Copilot analysiert den E-Mail-Thread automatisch und schlägt einen Meetingtitel, passende Zeiten basierend auf den Kalendern der Teilnehmer, eine Agenda sowie den Ort (z. B. Microsoft Teams) vor.
- Teilnehmer aus dem E-Mail-Verlauf werden automatisch als Meeting-Gäste hinzugefügt.
- Die ursprüngliche E-Mail wird als Anhang eingefügt, damit alle Teilnehmenden den Kontext haben.
- Überprüfen und bearbeiten Sie die Einladung nach Wunsch.
- Senden Sie die Einladung mit einem Klick ab.
Was passiert im Hintergrund?
Copilot scannt intelligent die E-Mail-Kommunikation nach relevanten Handlungspunkten, terminiert anhand von Verfügbarkeiten und erstellt eine kontextbezogene Agenda. Durch die automatische Zusammenfassung und das schnelle Erstellen der Einladung entfällt die zeitintensive manuelle Planung mit viel E-Mail-Verkehr.
Besonderheiten für Windows, Web und Mac
| Plattform | Status der Copilot Meeting-Funktion | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Windows Desktop | Vollständig verfügbar | Volle Funktionalität, direkte Integration in neues Outlook |
| Outlook Web | Vollständig verfügbar | Gleiche Funktionen wie Desktop, flexibel und überall erreichbar |
| Outlook Mac | Preview-Phase, stufenweiser Rollout | Einige Meeting-Funktionen verfügbar, andere noch eingeschränkt oder in Entwicklung |
Praktische Tipps für den Einstieg
- Vergewissern Sie sich, dass Sie das neue Outlook nutzen und dass Copilot in Ihrem Microsoft 365-Abonnement aktiviert ist.
- Suchen Sie in einer passenden E-Mail nach dem Copilot-Symbol / Button „Planen mit Copilot“.
- Nutzen Sie die Vorschläge von Copilot als Entwurf, den Sie nach Belieben anpassen können.
- Fügen Sie bei Bedarf manuell Teilnehmer oder eine geänderte Agenda hinzu, bevor Sie senden.
- Nutzen Sie Teams-Integration für Online-Videomeetings, die Copilot automatisch vorschlägt.
- Outlook Mac Nutzer sollten regelmäßig Updates prüfen, da die Funktionen laufend erweitert werden.
Fazit
Mit Outlook Copilot wird Besprechungsplanung zum Smart-Workflow: Schneller, einfacher und intelligenter. Insbesondere Windows- und Web-Nutzer profitieren von der vollintegrierten Funktion für zeitsparende Meeting-Einladungen. Mac-Anwender können sich auf einen zunehmend erweiterten Funktionsumfang freuen, der bald Windows-ähnliche Nutzungserfahrungen bringt. So wird der Arbeitsalltag produktiver und weniger fragmentiert dank KI.
