Einfacher Einstieg in Power Fx: So digitalisierst du Urlaubsanträge im Unternehmen – ganz ohne Programmieren

Was ist Power Fx und warum lohnt es sich?

Power Fx ist die Formelsprache von Microsoft Power Apps, die auf Excel-ähnlichen Formeln basiert. Damit kannst du schnell und einfach Apps erstellen, die deine täglichen Geschäftsprozesse digitalisieren – ganz ohne tiefe Programmierkenntnisse. Gerade im Unternehmensalltag, wo oft viele Anträge, Listen und Abstimmungen manuell laufen, spart Power Fx Zeit und Nerven.

Praxisbeispiel: Urlaubsanträge digitalisieren

Viele Firmen verwalten Urlaubsanträge noch mit Excel-Listen oder per E-Mail. Das ist oft unübersichtlich, fehleranfällig und zeitraubend. Mit Power Apps kannst du in wenigen Schritten eine einfache App bauen, in der Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge eingeben, die automatisch gespeichert und per Power Automate eine Benachrichtigung an den Vorgesetzten geschickt wird.

Schritt 1: Datenquelle vorbereiten

Lege in SharePoint oder OneDrive eine Tabelle mit folgenden Spalten an:

SpalteTypBeschreibung
TitelTextName des Mitarbeiters
StartdatumDatumUrlaubsbeginn
EnddatumDatumUrlaubsende
KommentarMehrzeiliger TextOptionale Notiz
StatusTextZ.B. „Offen“, „Genehmigt“

Schritt 2: Power App erstellen

  1. Öffne Power Apps Studio.
  2. Klicke auf „+ Neu“ > „Canvas-App“ > Tablet-Layout.
  3. Verbinde die App mit deiner SharePoint-Liste oder Excel-Tabelle:
    Links im Menü auf „Daten“ klicken > „Daten hinzufügen“ > SharePoint oder Excel auswählen > Tabelle wählen.
  4. Füge ein „Bearbeitungsformular“ ein (Einfügen > Formular > Bearbeitungsformular).
  5. Verbinde das Formular mit der Datenquelle und wähle die Felder aus (Name, Start- und Enddatum, Kommentar, Status).
  6. Füge einen Button „Antrag senden“ ein.
  7. Klicke den Button an und öffne die Eigenschaft OnSelect.
  8. Schreibe dort folgende Power Fx-Formel:
Patch(
   Urlaubsanträge, 
   Defaults(Urlaubsanträge), 
   {
      Titel: TextInput_Name.Text,
      Startdatum: DatePicker_Start.SelectedDate,
      Enddatum: DatePicker_End.SelectedDate,
      Kommentar: TextInput_Comment.Text,
      Status: "Offen"
   }
);
Notify("Antrag erfolgreich gesendet!", NotificationType.Success)

Diese Formel speichert den Antrag in der Liste und zeigt eine Bestätigung an.

Was macht diese Power Fx-Formel?

  • Patch schreibt Daten in die Datenquelle (hier SharePoint-Liste).
  • Defaults(Urlaubsanträge) erzeugt einen neuen Eintrag.
  • Die geschweiften Klammern { ... } geben die Feldwerte an, die aus den Eingabefeldern der App kommen.
  • Notify zeigt dem Benutzer eine Erfolgsmeldung an.

Du kannst solche Formeln selbst schreiben und anpassen – ähnlich wie Excel-Formeln, nur hier für Apps.

Schritt 3: Automatische Benachrichtigung mit Power Automate

Damit der Vorgesetzte weiß, dass ein neuer Antrag eingegangen ist, erstellen wir einen Flow:

In Power Automate (deutsch):

  1. Gehe zu Power Automate.
  2. Klicke auf „Erstellen“ > „Automatisierter Cloud-Flow“.
  3. Nenne den Flow z. B. „Benachrichtigung Urlaubsantrag“.
  4. Wähle als Trigger „Wenn ein Element erstellt wird“ (SharePoint).
  5. Wähle deine SharePoint-Seite und die Liste „Urlaubsanträge“.
  6. Füge eine Aktion hinzu: „Nachricht in Microsoft Teams posten“ (oder „E-Mail senden“).
  7. Konfiguriere die Nachricht z. B. so:
Neuer Urlaubsantrag von: @{triggerOutputs()?['body/Titel']}
Zeitraum: @{triggerOutputs()?['body/Startdatum']} bis @{triggerOutputs()?['body/Enddatum']}
Kommentar: @{triggerOutputs()?['body/Kommentar']}
  1. Speichere und teste den Flow.

In Power Automate (englisch):

  1. Open Power Automate.
  2. Click „Create“ > „Automated Cloud Flow“.
  3. Name the flow e.g. „Leave Request Notification“.
  4. Select trigger „When an item is created“ (SharePoint).
  5. Choose your SharePoint site and list „LeaveRequests“.
  6. Add action: „Post message in Microsoft Teams“ (or „Send an email (V2)“).
  7. Configure message like this:
New leave request from: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
Dates: @{triggerOutputs()?['body/Startdatum']} to @{triggerOutputs()?['body/Enddatum']}
Comment: @{triggerOutputs()?['body/Kommentar']}
  1. Save and test the flow.

Warum ist das so praktisch?

  • Mitarbeiter füllen Anträge digital aus, keine Excel-Listen mehr!
  • Vorgesetzte werden automatisch informiert.
  • Der Status ist transparent und nachvollziehbar.
  • Kein E-Mail-Pingpong mehr.
  • Alles einfach selbst erstellbar, ohne Programmierkenntnisse.

Fazit

Mit Power Fx kannst du ganz einfach Apps bauen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Die Kombination aus Power Apps (für die App) und Power Automate (für automatisierte Abläufe) ermöglicht schnelle und sinnvolle Lösungen, die auch ohne IT-Abteilung funktionieren.

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