Wohin mit Word, Excel & PowerPoint? – Wenn Office-Dokumente migriert werden müssen, aber die Microsoft-Cloud nicht infrage kommt

Warum bei der Ablösung von Fileservern mehr nötig ist als Technik – und wie gezielte Schulungen helfen, Fehler und Frust zu vermeiden

Einleitung

Office-Dokumente wie Word-Berichte, Excel-Auswertungen oder PowerPoint-Präsentationen sind das Rückgrat der täglichen Arbeit – in Unternehmen ebenso wie in Verwaltungen. Über Jahre haben sich auf Fileservern tausende Dateien angesammelt, oft ergänzt durch Makros, Vorlagen, automatisierte Prozesse und gewachsene Routinen.

Doch jetzt stehen viele Organisationen vor einer wegweisenden Entscheidung:

Der klassische Fileserver soll ersetzt werden – aber Microsoft 365, OneDrive oder SharePoint kommen aus Datenschutzgründen nicht infrage. Was passiert mit den Office-Dokumenten? Wie funktioniert die Migration? Wer kennt sich mit den versteckten Fallstricken aus?

Die kurze Antwort: Ohne Strategie, Vorbereitung und Schulung drohen Produktivitätsverluste, technische Stolperfallen und unnötiger Frust.

Warum Office-Dateien besonders sind – und warum ihre Migration kein reines IT-Projekt ist

Im Gegensatz zu simplen PDF- oder Bilddateien beinhalten Office-Dokumente oft viel mehr:

• Excel-Dateien mit Makros, komplexen Berechnungen und Datenverknüpfungen
• Word-Vorlagen, die Formulare, Felder, Makros oder externe Daten nutzen
• PowerPoint-Folien, die auf zentral gespeicherte Medien oder Designs zugreifen
• Automatisierte Workflows, z. B. Serienbriefe, Freigabeprozesse oder Dateibenennungen
• Individuelle Arbeitsroutinen, bei denen Pfade, Vorlagen und Speicherorte eine Rolle spielen

Diese Realität betrifft sowohl kleine Unternehmen als auch mittelständische Betriebe und kommunale Einrichtungen. Und genau hier liegt das Problem:

Viele Migrationen scheitern nicht an der Technik – sondern an fehlendem Wissen über das, was die Office-Dokumente wirklich „können“.

Typische Stolperfallen bei der Migration von Office-Dateien

Datenschutz & Cloud-Kritik:

• Microsoft 365 ist in vielen Organisationen aus Datenschutzgründen nicht zulässig
• Öffentliche Einrichtungen benötigen Lösungen mit DSGVO- und BSI-Konformität

Technische Komplexität:

• Excel-Makros mit festen Pfadangaben funktionieren nach der Migration nicht mehr
• Webbasierte Editoren wie OnlyOffice oder Collabora unterstützen keine VBA-Makros
• Automatisierungen (z. B. Serienbriefe, Datenimporte) müssen neu gedacht werden

Fehlendes Nutzerwissen:

• Mitarbeitende kennen nur ihre gewohnten Abläufe
• Verständnis für neue Speicherorte, Dateizugriffe und Tools fehlt oft
• Ohne Schulung werden neue Systeme falsch oder ineffizient genutzt

Egal ob Microsoft-Cloud oder Alternative: Migration braucht Fachwissen

Viele Organisationen suchen nach Alternativen zur Microsoft-Cloud – z. B. durch:

• Self-hosted Lösungen wie Nextcloud, Seafile oder ownCloud
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie ELO oder d.velop
• Private Cloud Hosting in deutschen Rechenzentren

Doch selbst wenn keine Microsoft-Cloud genutzt wird, bleibt die Herausforderung gleich:
Office-Dateien müssen sauber migriert, angepasst und verstanden werden.

Wie gezielte Schulung Migrationserfolg sichert

Technik kann man kaufen oder installieren – aber Wissen muss man aufbauen. Genau hier setzt mein Schulungsangebot an:

Ich unterstütze Unternehmen, Behörden und Organisationen dabei:

• Office-Dateien systematisch zu analysieren
• Automatisierungen und Makros zu identifizieren und zu bewerten
• Migrationen – in die Cloud oder auf eigene Systeme – strukturiert vorzubereiten
• Mitarbeitende auf neue Arbeitsweisen und Tools zu schulen
• Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden

Ob Sie sich für die Microsoft-Welt oder eine Alternative entscheiden:

Nur mit Wissen und Schulung wird die Migration von Office-Dateien zum Erfolg.

Fazit: Migration ist mehr als ein Kopiervorgang – es ist ein Veränderungsprozess

Die Ablösung des klassischen Fileservers ist oft nur der sichtbare Teil. Im Hintergrund hängen daran Prozesse, Dokumente, Automatismen – und vor allem Menschen mit ihren täglichen Arbeitsweisen.

Ohne Begleitung, ohne Analyse und ohne Schulung riskieren Unternehmen und öffentliche Einrichtungen:

• Funktionsverluste (z. B. bei Makros)
• Produktivitätseinbußen
• Frust bei den Mitarbeitenden
• Sicherheitslücken durch falsche Nutzung

Sie möchten Office-Dateien erfolgreich migrieren – mit oder ohne Microsoft-Cloud?

Ich biete praxisnahe Schulungen und Begleitung für:

• Die strukturierte Migration Ihrer Office-Daten
• Die Bewertung und Anpassung bestehender Makros und automatisierter Vorlagen
• Die Schulung Ihrer Mitarbeitenden für neue Systeme und Abläufe
• Den DSGVO-konformen Umgang mit sensiblen Office-Dokumenten

Nehmen Sie Kontakt auf – ich unterstütze Sie mit Fachwissen, Erfahrung und praxisnahen Schulungskonzepten.