„Ab in die Cloud“ reicht nicht – Warum alte Excel-Makros und neue Tools nicht einfach zusammenpassen

Schauen wir mal eben rein … oder lieber nicht?

Viele Mitarbeitende – oft aus der IT-nahen Fachabteilung – wollen „nur mal eben“ verstehen, wie Microsoft Teams funktioniert, was SharePoint eigentlich ist, und wie man in Power Automate ein paar Klicks macht, um ihre alten Excel-Listen mit VBA-Makros in die Cloud zu bringen. Klingt erstmal machbar. Microsoft 365 ist schließlich da – also los geht’s, oder?

Nein. Ganz so einfach ist es nicht. Und genau das ist das Problem.

Warum das Denken wie bei einem Software-Update nicht mehr funktioniert

Früher bedeutete ein Office-Update: Neue Version installieren, weiterarbeiten. Neue Menüleisten, neue Icons – aber die Makros liefen noch. Heute hat sich die Welt verändert: Microsoft 365 ist kein Update, sondern ein Plattformwechsel. Es ist ein neues Betriebssystem für Zusammenarbeit.

Und: Die Cloud bringt komplexe technische, strukturelle und organisatorische Anforderungen mit sich.

Wer denkt, man könne einfach „Teams statt E-Mail“ benutzen oder ein paar SharePoint-Ordner einrichten, hat das zentrale Problem noch nicht erkannt: Es fehlen in vielen Unternehmen die Spielregeln, Strukturen und Konzepte, die den modernen Arbeitsplatz überhaupt erst möglich machen.

Warum es gerade bei der VBA-Migration kritisch wird

Wenn jemand, der früher lokale Excel-Dateien mit komplexen Makros gebaut hat, heute Power Automate lernt und erwartet, damit einfach weiterzumachen, erlebt oft eine herbe Enttäuschung:

Weil die technischen Voraussetzungen fehlen

• SharePoint wird kaum oder falsch genutzt – keine zentralen Bibliotheken, keine Metadaten, keine Versionierung.
• Excel-Dateien liegen in OneDrive, E-Mail-Anhängen oder lokalen Ordnern, nicht in strukturierten SharePoint-Sites.
• Power Automate braucht klar definierte Trigger-Quellen (z. B. „Wenn Datei in Bibliothek X erstellt wird“) – aber diese gibt es nicht.
• VBA-Logik ist lokal, oft nicht dokumentiert, nicht kompatibel mit Cloud-basierten Automatisierungslogiken.

Weil die organisatorischen Spielregeln fehlen

• Wer darf eigentlich ein Team anlegen?
• Welche Site-Struktur ist vorgesehen?
• Gibt es Rollen für Datenverantwortliche, Prozessverantwortliche, Admins?
• Welche Daten dürfen automatisiert verarbeitet werden?
• Wer ist verantwortlich für Genehmigungsprozesse, Audits, Monitoring?

Ohne diese Grundlagen wird Power Automate schnell zur Sackgasse. Man klickt, testet, probiert – und nichts funktioniert zuverlässig. Die Lösung ist nicht zu komplex – die Umgebung ist zu ungeklärt.

Beispiel aus der Praxis:

Ein Abteilungsleiter hat eine große Excel mit VBA-Makros zur Budgetplanung. Nun will er modernisieren:

• Er besucht einen Power Automate-Kurs.
• Er lernt Trigger, Aktionen, Bedingungen, Schleifen.
• Er will loslegen – aber dann:

„Wo soll die Datei gespeichert werden?“
„Was ist der zentrale Speicherort?“
„Wer soll Zugriff bekommen?“
„Welche Freigabeprozesse gelten?“
„Gibt es schon Metadaten für diese Datei?“

Keine dieser Fragen ist technisch. Aber ohne ihre Beantwortung kann kein Flow sinnvoll funktionieren. Und der Kurs bringt plötzlich nicht den erhofften Fortschritt.

Deshalb: Bevor Schulungen starten, muss Klarheit her

Ein Power Automate-Kurs ist wertvoll. Aber er ist keine Pille gegen Chaos. Wer ohne konzeptionelle Grundlagen schult, produziert Frust.

„Es funktioniert ja gar nichts.“
„Ich darf das nicht.“
„Der SharePoint ist leer.“
„Ich finde meine Dateien nicht.“

Die Schuld liegt nicht bei den Tools – sondern beim fehlenden Fundament.

Was vor einer Schulung geklärt sein muss

Damit Schulungen wirklich wirksam sind, braucht es vorher:

• Ein Site- und Berechtigungskonzept (zentrale SharePoint-Strukturen, nicht nur „Dateien irgendwo“) Rollen und Verantwortlichkeiten (Wer darf was?)
• Eine Governance-Strategie für Teams, Kanäle, Gruppen
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse, die technisch umsetzbar sind
• Eine Einordnung der alten VBA-Lösungen: Was ist kritisch, was ersetzbar, was kann warten?
• Klare Entscheidung: Welche Tools sollen wie genutzt werden?

Fazit: Nicht mehr „einfach nur Office“, sondern ein echter Plattformwechsel

Microsoft 365 ist keine neue Office-Version, sondern ein neues Betriebssystem für Zusammenarbeit. Wer das versteht, vermeidet Frust und Investitionsverluste – und schafft echten Mehrwert.

Gerade wer jahrelang mit Excel und VBA Prozesse optimiert hat, hat enormes Potenzial, dieses Wissen jetzt sinnvoll weiterzuentwickeln – aber nur mit der richtigen Infrastruktur und einer neuen Denkweise.

Die Cloud ist keine Dateiablage. Sie ist ein Arbeitskonzept. Und das muss gelernt, geplant und gemeinsam getragen werden.

Wir unterstützen Unternehmen genau an diesem entscheidenden Punkt – mit praxisnahen Schulungen, individueller Beratung und einem strukturierten Schulungskonzept, das nicht nur Tools vermittelt, sondern den Weg in eine zukunftsfähige Arbeitsweise ebnet. Sprechen Sie uns gerne an – wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das passende Konzept für Ihre Organisation.