Power Automate Desktop oder Cloud – Wann lohnt sich was? Mit Kosten, Copilot-Einsatz und verständlicher RPA-Erklärung
Die Digitalisierung bringt viele Tools mit sich – aber welches ist das richtige für dein Unternehmen? Microsoft bietet mit Power Automate (Cloud und Desktop) und dem neuen Copilot gleich mehrere Werkzeuge zur Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerung.
In diesem Artikel erfährst du:
- Wann du Power Automate Cloud nutzen solltest
- Wann sich Power Automate Desktop (PAD) lohnt
- Was genau Unattended RPA ist
- Wie dich der Microsoft Copilot dabei unterstützt
- Was das alles kostet
- Und: Ob du wirklich alles brauchst
1. Cloud oder Desktop – was ist der Unterschied?
| Kriterium | Power Automate Cloud | Power Automate Desktop (PAD) |
|---|---|---|
| Ort der Ausführung | In der Cloud (browserbasiert) | Lokal auf Windows-PC oder Server |
| Ziel | Automatisierung moderner Tools & Dienste | Automatisierung alter Desktop-Software |
| Typische Aufgaben | E-Mails, SharePoint, Teams, Formulare | Klickfolgen, Tastatureingaben, Datentransfers |
| Plattform | Plattformübergreifend | Nur Windows |
2. Wo hilft dir der Microsoft Copilot?
Der Copilot ist sozusagen dein intelligenter Assistent, der Power Automate noch leichter macht. Er unterstützt dich in der Cloud UND auf dem Desktop, besonders bei diesen Aufgaben:
In Power Automate Cloud:
- Workflows per Spracheingabe erstellen:
Statt „Wenn Datei erstellt wird, dann sende E-Mail“ zu klicken, kannst du einfach sagen:
„Wenn eine Datei in OneDrive hochgeladen wird, soll sie automatisch an mein Team gesendet werden.“ - Automatisierungsideen vorschlagen lassen:
Copilot erkennt deine Arbeit mit Microsoft 365 und fragt:
„Möchtest du wiederkehrende E-Mails automatisch sortieren lassen?“ - Komplexe Abläufe zusammenbauen lassen:
Du beschreibst nur, was du brauchst – Copilot erstellt einen fertigen Flow-Vorschlag.
In Power Automate Desktop:
- Hilfestellung bei der Bot-Erstellung:
Der Copilot erkennt z. B., dass du mit einer Anwendung arbeitest, und schlägt passende Aktionen vor (z. B. Fenster öffnen, auf Button klicken). - Erklärt dir Funktionen in Klartext:
Statt in der Hilfe zu suchen, kannst du fragen:
„Wie kann ich aus einer PDF Daten auslesen?“ – Copilot antwortet direkt im Tool. - Komplette RPA-Skripte generieren lassen:
Du beschreibst den Ablauf, und Copilot erstellt die nötigen Schritte automatisch – inkl. Klicks, Loops und Bedingungen.
3. Was ist „Unattended RPA“ – verständlich erklärt
RPA (Robotic Process Automation) bedeutet: ein digitaler Bot übernimmt wiederkehrende Aufgaben am PC.
Dabei unterscheidet man zwei Varianten:
Attended RPA (mit Benutzer)
- Der Bot wird manuell gestartet
- Läuft nur, wenn ein Mensch angemeldet ist
- Ideal für Aufgaben während der Arbeit
Unattended RPA (ohne Benutzer)
- Der Bot arbeitet vollautomatisch
- Startet, auch wenn niemand am Rechner ist
- Perfekt für Nachtläufe oder geplante Tasks
Veranschaulichung:
Beispiel:
Du möchtest, dass jeden Abend automatisch Rechnungen verarbeitet und archiviert werden – ohne dass jemand den PC einschaltet → Das ist Unattended RPA.
4. Was kostet das?
Power Automate Cloud
| Lizenztyp | Preis (ca.) | Details |
|---|---|---|
| Pro Benutzer | 15 €/Monat | Unbegrenzte Flows pro User |
| Pro Flow | 100 €/Monat/Flow | Für teamübergreifende Prozesse |
| Microsoft 365 integriert | Inklusive (eingeschränkt) | Für einfache Standard-Flows |
Copilot ist in Power Automate Cloud enthalten, wenn du Microsoft 365 Copilot lizenziert hast (ab Microsoft 365 E3/E5 mit Copilot Add-on)
Power Automate Desktop
| Nutzung | Preis | Details |
|---|---|---|
| Manuelle Ausführung (attended) | Kostenlos | Enthalten in Windows 10/11 |
| Vollautomatisch (unattended) | ab 150 €/Monat/Bot | Für Bots, die ohne Benutzer arbeiten |
Copilot für Desktop ist im Aufbau und setzt aktuell Power Platform Premium-Lizenzen voraus.
5. Brauche ich wirklich alles?
| Szenario | Empfehlung |
|---|---|
| Office-Prozesse automatisieren | Power Automate Cloud (oft inklusive) |
| Lokale Software automatisieren | Power Automate Desktop (kostenlos) |
| Cloud- und Desktop-Prozesse verbinden | Kombinieren – mit Cloud-Lizenz |
| Vollautomatisierte Nachtläufe | Unattended RPA + Desktop + Lizenz |
| Einfach starten ohne viel Know-how | Cloud mit Copilot-Unterstützung |
Fazit: Automatisieren mit Köpfchen – Copilot inklusive
Power Automate ist keine Einbahnstraße für große Unternehmen. Auch kleine Teams profitieren – gerade dann, wenn:
- Abläufe oft gleich ablaufen
- Fehler durch manuelle Eingaben passieren
- Zeit für wertvollere Aufgaben fehlt
Mit dem Copilot bekommst du einen digitalen Helfer, der dir dabei hilft, die ersten Automatisierungen schnell, sicher und ohne Programmierkenntnisse umzusetzen.
Tipp zum Schluss:
Fang einfach an:
- Power Automate Desktop ist kostenlos
- Power Automate Cloud ist oft schon in Microsoft 365 enthalten
- Copilot macht es leichter als je zuvor
Unser Tipp zum Lernen:
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- Wie du Power Automate in deinem Unternehmen einsetzt
- Was Copilot konkret für dich übernehmen kann
- Wie du Desktop und Cloud effektiv kombinierst
- Und wie du ohne IT-Vorkenntnisse automatisierst
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